Outsourcing Back Office – odkryj zalety i wady tego rozwiązania
Wiele firm nie może obejść się bez back office. Aby jednak zminimalizować koszty, mogą one skorzystać z outsourcingu. Jakie zalety i wady ma Outsourcing Back Office?
Czym jest Outsourcing Back Office?
Termin „back office” jest tłumaczony jako „zaplecze administracyjne”. Pod tym pojęciem kryją się wszystkie procesy (obszary) wspomagające funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Jeżeli prowadzisz firmę zajmującą się produkcją uszczelek lub sprzedajesz ubezpieczenia, to obszarami back office będą m.in. działy IT, HR, księgowości i prawny.
Na co dzień pracownicy działów back office i front office (związanego z kontaktem z klientem) współpracują ze sobą – wymieniają się informacjami, przekazują sobie dokumenty. Utrzymanie działu back office jest jednak bardzo kosztowne. Stąd też tak dużą popularnością cieszy się Outsourcing Back Office – polega on na przekazaniu realizowanych procesów zewnętrznym firmom.
Jakie zalety ma Outsourcing Back Office?
Lista zalet Outsourcingu Back Office jest długa. Podstawową kwestią są koszty – BPO (Business Process Outsourcing) pozwala sporo zaoszczędzić, a to dlatego, że przedsiębiorcy nie obciążają koszty zatrudnienia pracowników, inwestycji w ich szkolenia czy wreszcie stworzenia miejsc pracy. Brak konieczności zatrudniania pracowników oznacza również brak rotacji i kosztów, jakie się z nią wiążą.
Jednocześnie kwestie finansowe – które najczęściej interesują przedsiębiorców – to nie wszystko. Po stronie plusów wskazać trzeba też:
oszczędność czasu – wiąże się to z brakiem potrzeby pogłębiania kompetencji w poszczególnych obszarach
obniżenie ryzyka – skoro obszarem IT, księgowości czy prawnym zajmują się wyspecjalizowane firmy, to ryzyko włamania do systemu czy popełnienia błędów w rozliczeniach z fiskusem jest mocno ograniczone,
dostęp do specjalistów – przedsiębiorcy mogą skorzystać np. z pomocy doradców podatkowych,
brak konieczności powiększania użytkowanej przestrzeni – archiwizacją dokumentów zajmuje się zewnętrzny partner, dodatkowo nie jest potrzebna przestrzeń biurowa na stanowiska dla pracowników back office,
więcej czasu na realizację kluczowych zadań – wynika to choćby z braku potrzeby nadzorowania pracowników back office.
Dodatkowym atutem jest możliwość korzystania z nowoczesnych narzędzi. Rozpoczynając współpracę z zewnętrzną firmą w obszarze IT czy księgowości, możesz otrzymać rekomendacje m.in. co do oprogramowania, którego warto używać, aby usprawnić obieg dokumentów.
Czy Outsourcing Back Office ma wady?
Outsourcing Back Office – jak każde rozwiązanie – ma nie tylko zalety, ale również wady. Chociaż nie przewyższają one zalet, warto mieć je na uwadze. O jakich minusach mowa?
Przed rozpoczęciem współpracy z dostawcą usług konieczne jest dokładne zbadanie rynku, aby uniknąć nieprofesjonalnej firmy. Jest to szczególnie istotne, jeżeli planujesz współpracować z zewnętrznym partnerem w zakresie IT czy księgowości, gdzie każdy błąd może być bardzo kosztowny.
Pewnym minusem jest też mniejsza kontrola nad przekazanymi procesami. Możesz otrzymywać raporty, ale Twoja wiedza o działaniach księgowości (w tym zmianach w prawie) czy HR będzie mniejsza niż dotychczas. To jeszcze jeden powód, dla którego tak ważny jest odpowiedni wybór biznesowego partnera.
