O czym należy pamiętać organizując udaną konferencję biznesową?
Myśląc o organizacji jakiegokolwiek eventu, prezes, menadżer czy kierownik zawsze mają w głowie wizję takiego przedsięwzięcia. Naturalnie w naszej wyobraźni zadbamy o każdy możliwy szczegół, impreza uda się ze wszech miar, a tłumy gości przewalające się wręcz przez budynek w którym organizujemy wydarzenie wspominają ten wieczór jeszcze przez wiele, wiele miesięcy. W praktyce, może skończyć się to nieprzespaną nocą, bo nie dojechało nagłośnienie, firma cateringowa nie dojedzie z przyczyn technicznych a połowa zaproszonych gości nagle ma jakieś „pilne sprawy rodzinne”. Niestety nie jest to najczarniejszy możliwy scenariusz malkontentów i pesymistów. Są to bardzo realne zdarzenia – ba, są to historie oparte na faktach. Jak możemy uniknąć katastrofy podczas konferencji biznesowej? Jak powinniśmy się do niej przygotować i jak uniknąć najczarniejszych scenariuszy?
Po pierwsze, najlepsze „spontanty” to te zaplanowane.
To pierwsza zasada komedii amerykańskiej. Oczywiście, chcemy, by konferencja biznesowa przebiegła sprawnie i naturalnie, ale jeśli zbyt wiele pozostawimy przypadkowi, może się okazać, że los zadrwi z nas okrutnie. Rozpisujemy zatem scenariusz naszego wydarzenia, nawet godzina po godzinie. Która sala ma do czego służyć? O której godzinie przemawiać będzie ten prelegent, a o której godzinie następny? W którym momencie powinniśmy naszych gości nakarmić, a o której godzinie dać im odsapnąć chwilę od ludzi mówiących do mikrofonu? Czy planujemy zapewnić gościom jakąś formę rozrywki? Czy ma być to koncert, kabaret a może pokaz barmański?
Następnym krokiem powinna być realizacja. Zaczynamy od bookowania hotelu, SPA, firmy nagłośnieniowej. Pamiętajmy, że takie elementy należy „adresować” na samym początku i na długo przed samą imprezą. Co więcej, warto mieć w zapasie telefony do kilku innych usługodawców na wypadek, gdyby nasze pierwsze wybory z jakichkolwiek powodów nas zawiodły. Nie zwlekajmy na ostatnią chwilę, bo możemy gorzko żałować tego podczas samej konferencji.
Po drugie. Posłuchajmy ekspertów.
Bardzo dobrym pomysłem jest zasięgnięcie porady u ludzi, dla których organizacja konferencji biznesowych jest chlebem powszednim. Najlepszym pomysłem jest zwrócenie się do agencji eventowych, które oprócz doświadczenia, mają bardzo bogatą bazę firm świadczących usługi z zakresu posiłków, nagłośnienia, zapewniania infrastruktury i logistyki. Miejmy własną wizję naszej konferencji. Niezależnie od tego, czy ma być to prezentacja nowego produktu czy podsumowanie udanego roku sprzedażowego, zawodowcy z dziedziny zarządzania eventami mają wiedze, która będzie dla nas nie do przecenienia.
Po trzecie. Sukces to suma detali.
To oczywiste, że marzy nam się ogromne powodzenie konferencji biznesowej naszego autorstwa. Pamiętajmy zatem o najmniejszych i najprostszych szczegółach. Na przykład, miejmy na uwadze, że nie wszyscy nasi goście jedzą mięso, a niektórzy będą weganami. Nie zapominajmy, żeby dać naszym gościom odpocząć i zorganizujmy salę dla relaksu, albo wynajmijmy strefę SPA w hotelu, gdzie odbywa się impreza. Zadbajmy o dobre oświetlenie i odpowiednie nagłośnienie – nie wszyscy goście mają idealny wzrok i idealny słuch. Z pozoru małe i teoretycznie niezauważalne detale mogą zaważyć o losie naszego eventu. Zadowolony prezes na diecie wegańskiej doceni, że pamiętaliśmy o jego potrzebach Pani Prezes znaczącej fundacji usłyszy wszystko, co mamy do powiedzenia dzięki wysokiej klasy monitorom odsłuchowym. Ponownie jednak zwracamy się tu z prośbą o konsultację ze specjalistami z dziedziny event managementu. Wiedza fachowców jest bezcenna i może uratować nam skórę w krytycznych momentach naszej konferencji biznesowej.
