KSeF – dlaczego już teraz warto wystawiać faktury ustrukturyzowane?
Na razie faktury ustrukturyzowane wystawiają jedynie chętni. Już niebawem będzie to musiał robić każdy przedsiębiorca. Czy już teraz warto przygotować się na nadchodzące zmiany?
Czym jest faktura ustrukturyzowana?
To inaczej faktura elektroniczna lub e-faktura – dokument o strukturze ściśle określonej przez Ministerstwo Finansów, zapisany we właściwym formacie (zwykle XML). Konkretna forma zapisu ma umożliwić poprawne odczytywanie oraz przetwarzanie danych zawartych na fakturze. Prawdopodobnie od 2024 roku takie dokumenty będzie musiał wystawiać każdy przedsiębiorca. Będzie się to odbywało za pośrednictwem KSeF lub innego dedykowanego oprogramowania, które można z tym systemem zintegrować.
Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?
To specjalna platforma stworzona przez Ministerstwo Finansów. Od 1 stycznia 2022 roku można w niej wystawiać i odbierać faktury elektroniczne (ustrukturyzowane). Wkrótce stanie się to obowiązkiem każdego przedsiębiorcy:
zarejestrowanego jako czynny podatnik VAT,
zwolnionego z podatku VAT,
zidentyfikowanego w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadającego NIP.
Planowane zmiany oznaczają koniec wystawiania papierowych faktur. W założeniu mają uprościć i uszczelnić polski system podatkowy. Jednocześnie zwiastują prawdziwą fakturową rewolucję; nie lada wyzwanie dla wszystkich przedsiębiorców, którzy wciąż bazują na fizycznej dokumentacji.
Dlaczego warto używać KSeF już teraz?
Wiele polskich firm już dawno wystawia faktury elektroniczne. Niejednokrotnie korzystają przy tym z zaawansowanych systemów księgowo-finansowych czy oprogramowania do zarządzania sprzedażą. Takie przedsiębiorstwa nie powinny mieć większych trudności z dostosowaniem się do nadchodzących zmian (a być może już dawno się do nich przygotowały).
Inaczej ma się sprawa z firmami, które wciąż korzystają z rozwiązań tradycyjnych. Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych wiąże się dla nich, po pierwsze, ze zmianami organizacyjnymi, po drugie – z ewentualną inwestycją w komercyjne oprogramowanie i/lub przeszkolenie z jego obsługi. Takie przedsiębiorstwa tym bardziej nie powinny odkładać przygotowań na ostatnią chwilę.
Od czego je zacząć? Na wstępie warto uświadomić sobie, jakie korzyści przynosi wystawianie e-faktur.
System eliminuje konieczność ręcznego rejestrowania dokumentów, zapewnia również szybszy zwrot podatku VAT (maksymalnie 40, a nie 60 dni). Przechowywanie danych w środowisku cyfrowym znacząco przyspiesza ich przetwarzanie, eliminuje ryzyko zniszczenia czy zagubienia faktury, a także daje łatwy wgląd do dokumentacji np. sprzed 10 lat. KSeF automatycznie sprawdza poprawność semantyczną plików XML, a natychmiastowe doręczanie faktur do klientów przyspiesza transakcje finansowe.
Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur gwarantuje wyższy poziom bezpieczeństwa oraz oszczędności, dzięki którym ewentualna inwestycja w zaawansowane oprogramowanie czy szkolenia z jego obsługi szybko się zwraca. Proces fakturowania przebiega szybciej i sprawniej. Przedsiębiorcy, którzy chcą już teraz korzystać z KSeF, mogą to zrobić za pośrednictwem dedykowanego oprogramowania komercyjnego, które może przynieść firmie wiele dodatkowych korzyści np. ułatwić integrację z już używanymi systemami lub umożliwić wykorzystanie zaawansowanych silników przepływu pracy i reguł biznesowych
